第三，熟悉发言人的语言风格。
通常，单位的常规会议总会有几个固定的发言人。为了准确快速地记录下他们的讲话，一定要熟悉这些人的语言风格，准确理解其讲话意图，从而确保记录工作准确到位。事实上，秘书很难把发言人的话一字不漏地写下来，而且对一些无关紧要的话不必详细记录。在记录中，熟悉发言人的风格，有助于秘书理解发言人使用的反问句、感叹句等背后的潜台词，准确理解“弦外之音”，并做好相应的记录。至于一些领导人普通话不标准，则需要秘书能听懂相应的方言。这一切，都需要日积月累的努力，增长经验，才能做好。
1. 公 文
“公文”即“公务文书”，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料。公文有特定的格式，标准的公文格式的主要包括以下几个方面：
（1）发文机关标示
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出空白供上级机关批示文件使用；发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。